Mi az a One Iroda, és mikor érdemes virtuális alközpontot használni?

Egy kisebb vállalkozásnál eleinte gyakran elég néhány mobiltelefon. Ahogy azonban nő a csapat, egyre nehezebb követni, melyik ügyfél kit hívjon, ki vegye fel a központi számot, mi történjen szabadság vagy tárgyalás alatt, és hogyan jusson a hívás a megfelelő kollégához. Ilyenkor kerül előtérbe a virtuális alközpont és az olyan integrált megoldás, mint a One Iroda.

Mi a One Iroda?

A One kisvállalati szolgáltatása a vezetékes és mobil kommunikáció összekapcsolására kínál lehetőséget. A jelenlegi One Iroda konstrukcióhoz vezetékes telefonszám kapcsolódik, és a szolgáltatáshoz One Iroda Alközpont is igénybe vehető. A cél az, hogy a vállalkozás központi számaira érkező hívások szervezettebben jussanak el a megfelelő munkatárshoz.

A One jelenlegi leírása szerint meglévő vezetékes szám is megtartható számhordozással, a beérkező hívások pedig mobiltelefonon fogadhatók. Ez azoknak a cégeknek lehet praktikus, amelyek szeretnék megőrizni a jól ismert központi számukat, miközben a munkatársak nem mindig az irodában dolgoznak.

Mit jelent a virtuális alközpont?

A hagyományos telefonalközpont egy helyszínen telepített hardveres rendszer volt. A felhőalapú vagy virtuális alközpont ezzel szemben szolgáltatásként működik. A One leírása szerint mobiltechnológián alapuló felhőmegoldásról van szó, amelynél különböző csengetési sorrendek rendelhetők az egyes mellékeket kezelő csoportokhoz, és a mobil, illetve vezetékes központi számokra érkező hívások is cégre szabottan kezelhetők.

Milyen helyzetekben lehet hasznos?

Tipikus példa egy 5–20 fős vállalkozás, ahol több kolléga foglalkozik ügyfelekkel. Ha mindenki a saját mobilszámát használja, egy ügyfél könnyen rossz embert keres, vagy nem tudja, ki helyettesít valakit. Központi számmal és megfelelő híváselosztással a bejövő hívás több munkatárshoz is irányítható.

Hasznos lehet értékesítési, ügyfélszolgálati, szerviz- vagy recepciós funkciónál is, különösen akkor, ha a munkatársak nem mindig ugyanazon a helyszínen dolgoznak.

Mit tud a One Iroda Alközpont?

A One jelenlegi tájékoztatója alapján a cég meghatározhatja, milyen sorrendben csörögjenek az egyes mellékekhez tartozó készülékek. A központi vezetékes és mobil számokra érkező hívások egyaránt kezelhetők, a céges asztali és mobiltelefonok között pedig a kollégák díjmentes hívására is van lehetőség a szolgáltatás feltételei szerint. A részletes, aktuális feltételek a One Iroda hivatalos oldalán érhetők el.

További opcióként hangbemondás, egyszintű menürendszer, hangrögzítés, „nem veszítek hívást” továbbcsengetés és munkaidő-ellenőrzés is elérhető a One tájékoztatója szerint. Ezekkel már kisebb cég is professzionálisabb bejövő híváskezelést alakíthat ki. Az egyes funkciókat és a csomagok közötti különbségeket a One Iroda oldalunkon részletesen összeszedtük – ott arról is írunk, mire nem alkalmas a szolgáltatás.

Miért lehet fontos a központi üzleti szám?

A központi telefonszám stabil ügyfélkapcsolati pont. Nem változik akkor sem, ha egy munkatárs kilép, más feladatkörbe kerül vagy új kolléga veszi át az ügyfeleket. A weboldalon, Google Cégprofilban, ajánlatokon és reklámanyagokon így nem egyetlen személy mobilja jelenik meg, hanem a vállalkozás saját elérhetősége.

Mire figyeljen bevezetés előtt?

• hány központi számra van szükség;
• hány munkatárs fogad bejövő hívást;
• milyen sorrendben csörögjenek a készülékek;
• kell-e külön értékesítési vagy ügyfélszolgálati csoport;
• milyen vezetékes számokat szeretnének megtartani;
• milyen mobil-előfizetések kapcsolódnak a rendszerhez;
• hogyan történjen a helyettesítés munkaidőn kívül vagy szabadság alatt.

Nem minden cégnek kell alközpont

Egy kétfős vállalkozásnak sokszor egyszerűbb néhány mobil-előfizetés. A virtuális alközpont akkor kezd igazán értéket adni, amikor több emberhez érkeznek ügyfélhívások, szükség van központi számra vagy rendszeres probléma, hogy a hívó nem találja meg a megfelelő munkatársat.

Nem tudja, hogy a One Iroda vagy egy egyszerűbb telefonos megoldás lenne megfelelő? Az ÜzletiMobil.hu-nál felmérjük a híváskezelési igényeket – kérjen személyes egyeztetést.